ビジネスに役立つ電話対応の基本マナー

社会人になって、まず叩き込まれる仕事の基本が、電話対応だと思います。話し言葉の重要性、尊敬語、謙譲語をうまく使いこなせることが、ビジネスマンとしての一人前の条件です。

電話対応が上手な方は、仕事が上手な方、と言い換えることが出来ます。ビジネスの必須条件、社会人の基本と考えましょう。

まず、掛かってきた電話には３コール以内で出るのが必須、と言われています。１分１秒が自給換算される経済の流れの中に、ご自分も組み込まれていることを自覚しましょう。電話に出る際、受話器と同時にペンも持ちましょう。

メモ用紙が必ず定位置にあることも条件に入ります。メモ用紙もない状態で、やみくもに電話対応するくらいなら、出ないほうが良いでしょう。受話器を取ったら、社名、部署を名乗ります。聞き取れないのでは意味がありません。はっきり話すことを日ごろから心がけて下さい。

電話には相手がいます。お相手がどなたであるかは、必ず把握します。取次ぎなどに必ず必要になります。社内の別の方へ取り次ぐことも多いですが、その時には、たとえ取り次ぎ相手が社長であっても「社長の〇〇に取次ぎいたします」と、敬称を避けて言います。

〇〇社長、△△部長と言う言い方は、社長、部長を敬っています。それよりも電話口の方を最上位に持ち上げる必要がありますので、自分が所属する会社に属する方は、全てその下に引き下げましょう。

敬語は日本語の最も難しく厄介な部分だと言われていますが、ここをソツなくこなしてこそ、優秀なビジネスマンと言えるでしょう。敬語を使いこなすコツは、上下関係を明確にすること、感覚的に判断が出来るよう、言葉に関心を持って日々を過ごすことです。